Welkom bij TranspaClean. Via deze pagina verwijzen we naar handige linkjes m.b.t. de inrichting en management mogelijkheden als ‘Beheer‘ gebruiker. Onderstaande video geeft uitleg met welke essentiële (start)gegevens je direct aan de slag kunt. Scrol door naar beneden voor categorieën met instructie linkjes naar de meest gebruikte functionaliteiten.

De meeste bedrijven gebruiken TranspaClean om op een transparante manier te gaan samenwerken. Door relevante operationele informatie m.b.t. de locatie beschikbaar stellen voor alle betrokkenen (Aannemer, uitvoerders, opdrachtgever, gebouwgebruiker/ huurder, etc). Hieronder vind je de meest gebruikte basis functionaliteiten (Er kan meer naar eigen behoefte).

• Werkzaamheden digitaal afmelden (Optioneel met foto/notitie).
• Op afroep opdrachten inplannen en de uitvoering borgen.
• Vanuit een flexibele planning een vooraankondiging sturen aan locatie volgers met de exacte uitvoerdatum.
• Registreren bijzonderheden/ misstanden/ extra werk.
• Afhandeling meldingen (Komen ook binnen via e-mail).

Diverse dashboards maken het mogelijk om overzicht te houden in de afhandeling van werkzaamheden op de verschillende locaties en kun je inzoomen op de operationele data. Daarnaast is het mogelijk om periodieke rapportages uit te draaien die inzicht geven in het operationele proces bij een klant of van je gehele bedrijf.

Instructievideo voor Beheer

Onderstaande video geeft een rondleiding door de basis functionaliteiten voor managers:

• Account activeren/inloggen (0:12)
• Bedrijfsinformatie (0:34)
• Klantgegevens (0:40)
• Locaties overzicht (0:48)
• Roosters overzicht (1:00)
• Gebruikers overzicht (1:19)
• Gebruik Home pagina/Live rooster (1:31)
• TranspaClean snelkoppeling (2:05)

Relevante instructie linkjes

navigatie TranspaClean: Download/ print dit a4’tje voor een beknopte uitleg gebruik per pagina.

Zie hieronder categorieën met links naar handige instructies.

Algemene instructie andere gebruikers

Het is aan te raden om onderstaande links te bekijken voor een impressie wat je platform omgeving kan betekenen voor de andere type gebruikers.

• Uitvoerder introductie
• Opdrachtgever introductie
• Gebouwgebruiker/ bewoner introductie

Inrichting (Basis)

Onderstaande artikelen helpen je om je omgeving gebruiksklaar te maken. Bovenstaande video loopt ook kort door de basis inrichting.

• Basis invoer, quick guide: Toevoegen Klant, Locatie en Rooster. Deze basis is nodig voor de volgende stappen om het werkprogramma in te voeren (Borging contractafspraken) & uitvoerder gebruikers in te plannen op de werkzaamheden.
• Vaste taken toevoegen aan rooster: Reguliere werkzaamheden en de periodieken toevoegen in het online rooster. Denk hierbij aan dagelijks onderhoud of maandelijks onderhoud met meer flexibiliteit. Alle toegevoegde taken komen automatisch terug in de planning als deze weer aan de beurt zijn om opnieuw te worden uitgevoerd.
• Taken wijzigen in rooster: Extra werkinstructies/ opleverstaten toevoegen. Wijzig/ verwijder een of meerdere taken tegelijkertijd.
• Gebruikers aanmaken: Voeg nieuwe gebruikers toe aan je platform omgeving, keuze uit levels: Uitvoerder, beheerder, klant, contactpersoon, gebouwgebruiker.
• Vaste uitvoerder inplannen op taken: Nadat je uitvoerder gebruikers hebt aangemaakt kun je een vaste uitvoerder inplannen op specifieke taken in een rooster (Bijvoorbeeld specialistisch werk). Het alternatief is inplannen o.b.v. samenwerkingsverband via ploeg.
• Team (Ploeg) inplannen op roosters: Nadat je uitvoerder gebruikers hebt aangemaakt kun je meerdere uitvoerders in de ploeg van een rooster inplannen. Zo zien de ploeg medewerkers alle taken binnen het rooster (Behalve de werkzaamheden waar een vaste uitvoerder op staat ingepland).

Inrichting (Extra)

Haal meer uit het systeem met allerlei extra (gratis) inrichting/ functie mogelijkheden. Beoordeel zelf welke functionaliteiten passen bij je bedrijf of specifieke klant.

• Vooraankondiging taken (notificatietaken): Meestal zijn dit specialistische (periodieke) werkzaamheden waarvan de klant op de hoogte wilt blijven (E-mail met vooraankondiging + e-mail van afmelding taak).
• Taken dupliceren naar ander rooster: Kopieer werkprogramma’s of losse taken naar een ander rooster (Efficiënt invoeren).
• Taakonderdelen toevoegen: Taak onderdelen zijn handig zijn als je een soort werkpakket wilt creëren, bestaande uit verschillende onderdelen waar aan moet worden voldaan tijdens de uitvoering van de taak (Checklist). Een uitvoerder kan per onderdeel ook bijzonderheden en foto’s borgen/ doorgeven.
• Voorkeursdag instellen voor uitvoering: Naast de dagtaken kun je ook bij week- en maandtaken een uitvoerdag selecteren. Hiermee creëer je een gedoseerd dagelijks planningsoverzicht voor de uitvoerder op zijn of haar homescherm van de app.
• Profielfoto uitvoerder: Wordt vaak gebruikt i.v.m. identificatie plicht op bepaalde locaties. Overigens raden wij aan dit altijd te doen want het maakt de dienstverlening persoonlijk en krijgt een gezicht.
• Locatie afbeelding toevoegen: Dankzij Google Maps kun je dit (vrijwel altijd) gewoon doen vanaf achter je computer. Een locatie foto is belangrijk omdat het op verschillende plekken wordt getoond en helpt uitvoerders bij het vinden van het juiste gebouw of locatie.
• Locatie verificatie instellingen aan/uitzetten: Wij hechten veel waarde aan locatie verificatie functie. Hiermee ontkracht je bijvoorbeeld een herkenbare klacht: “Jullie zijn niet geweest”. Wanneer een taak wordt afgetekend dan checkt het systeem of de uitvoerder in de buurt van de locatie is. Je kunt dit eventueel voor specifieke uitvoerders of locaties uitzetten.
• Meerdere profielen per account: Geef iemand bijvoorbeeld een uitvoerder én beheer profiel. Of als je werkt met zzper’s/ onderaannemers die ook een profiel hebben bij andere bedrijven.
• QR code formulier uitprinten Ned/Eng: Genereer QR-code posters met de toegangscode voor het online rooster van een locatie. Meestal wordt dit opgehangen om gebouwgebruikers (Zoals bewoners) inzicht te geven in het onderhoud bij hun complex.
• Klant verwijderen of rooster non-actief zetten: Wanneer projecten (tijdelijk) zijn stopgezet kun je het rooster (tijdelijk) op non-actief zetten. Een uitvoerder ziet het rooster dan niet meer in z’n planningsoverzicht en klant/gebouwgebruikers zien dat het rooster tijdelijk niet meer wordt gebruikt.

Managen (Basis):

Of je het nou bij de basis gebruik houdt of meer functionaliteiten wilt gebruiken dan zijn onderstaande artikelen handig voor het managen van klant(en) of je gehele bedrijf.

• Overzicht in het operationeel verloop: Houd overzicht in de (nog niet) afgeronde werkzaamheden en bijzonderheden.
• Ticket status wijzigen: Houd overzicht in de (nog niet afgeronde) tickets door de status te wijzigen.
• Op afroep opdrachten (ad hoc) inplannen: Eenmalige klussen/ extra werkzaamheden kunnen worden ingepland en geborgd in het online rooster van een locatie.
• E-mail notificaties instellen: Voor jezelf om up-to-date te blijven over belangrijke ontwikkelingen binnen je eigen bedrijf (Denk aan verhinderingen, meldingen, tickets, etc). Je kunt de e-mail notificaties van je klant ook goed zetten.
• Gebruikers informeren over app: Stuur een informatie e-mail aan gebouwgebruikers (Bijvoorbeeld bewoners). Via een link in de e-mail krijgt de ontvanger direct toegang tot het online rooster van een locatie.
• Klant gebruiker instellingen goedzetten: Help je klant met het goedzetten van zijn/haar favorieten locaties en e-mail notificaties.
• Bijzondere uitvoeringen doorsturen: Stuur een uitvoering waarbij een bijzonderheid is geregistreerd door aan belanghebbende personen (Denk hierbij aan iets wat kapot is of een verhindering)
• Tijdelijke invaller inplannen: Werk kan tijdelijk worden overgenomen door een collega.
• Locatie verificatie: Sommige uitvoerders hebben het gevoel dat de app hun locatie kan volgen. Dit is niet zo en zullen wij ook nooit veranderen.
• Uitvoerder zonder smartphone: Sommige uitvoerders hebben geen smartphone of willen hun privé telefoon niet gebruiken voor de app. Uiteraard denken wij mee in oplossingen hiervoor.

Managen (Extra):

Onderstaande artikelen zijn handig voor extra gebruiksmogelijkheden.

• Rapportages en KPI’s: Maak eigen rapportages, deel deze met je opdrachtgever en stel e-mails in om periodiek deze rapportage te ontvangen.
• Ticket deelnemer toevoegen: Handig om bijvoorbeeld een partner toegang te geven tot de conversatie van een specifiek ticket om e.e.a. af te stemmen.
• Controles en feedback geven op uitvoeringen: Geef feedback op uitgevoerde werkzaamheden (blijft intern), terwijl de opdrachtgever inzicht krijgt over het aantal uitgevoerde controles.
• Mededeling plaatsen bovenaan werkprogramma: Stel (tijdelijke) mededelingen in met belangrijke informatie dat zichtbaar is bovenaan de takenlijst van een locatie.
• Vooraankondiging sturen aan uw klant: Stuur een paar dagen van te voren een e-mail vooraankondiging aan de locatie volgers (Opdrachtgever en gebouwgebruikers) om hun te informeren over de periodieke werkzaamheden die binnenkort worden uitgevoerd.
• Tijdregistraties managen/ beheren: Er kan op drie niveau’s werktijd worden bijgehouden door uitvoerders: Taak niveau, locatie in- en uit klokken of begin-einde werkdag. Standaard blijven alle tijdregistraties intern.