Uitvoerende medewerkers kunnen extra uitgevoerde taken toevoegen aan het rooster. Omdat medewerkers de ogen en oren zijn in een gebouw kan het voorkomen dat er extra werkzaamheden worden geregistreerd en uitgevoerd. Iets kleins kan even worden meegepakt. Toch kan het in sommige gevallen ook handig zijn om extra werk te registreren/ borgen. Een kleine moeite. Met de optie ’toevoegen’ kun je dit extra uitgevoerde werk vastleggen. Zo weet iedereen waar je mee bezig bent geweest en hoeven hier geen onnodige discussies over te ontstaan.

Ook kan er een voorstel extra werk worden ingediend via telefoon of het ticket systeem. Vanuit het ticket kan deze taak worden toegevoegd in de planning van een locatie. De informatie blijft geborgd in het ticket en de afhandeling/uitvoering direct gecommuniceerd en inzichtelijk voor de melder. Komt de extra opdracht via een belletje binnen, dan kan er vanuit het live rooster ook een eenmalige taak worden toegevoegd door een manager. De afhandeling/uitvoering van extra werkzaamheden kan via het archief altijd worden opgevraagd door aannemer of opdrachtgever.

In de video hieronder wordt het proces uitgelegd hoe een voorstel extra werk kan worden ingediend via het ticketsysteem en hoe gestroomlijnd de afhandeling hiervan in z’n werk gaat. Scrol verder naar onder voor de stappen hoe je een op afroep taak inplant in het live rooster.

Hoe voeg ik een extra eenmalige taak toe?

Wilt u dat een taak om de om de zoveel tijd automatisch terugkeert in het rooster? Klik hier voor uitleg over reguliere en periodieken planning.

Ga naar het live rooster van de locatie/complex waar u de extra taak wilt toevoegen. De snelste manier is via de ‘Mijn locatie‘ pagina. Gebruik eventueel de zoekfunctie en klik hier op de blauwe knop ‘Link‘ om het live rooster te openen.

Klik vervolgens op onderstaande knop ‘toevoegen‘ (Bovenaan de takenlijst)

Onderstaande scherm wordt geopend (Wanneer u een ‘Beheer‘ gebruikersrol hebt). Voor ‘Uitvoerder‘ gebruikersrol is dit een vereenvoudigd scherm met minder opties.

• Inplannen in: Kies voor een dag, week of maand waarin de taak moet worden toegevoegd. Via het kalender knopje kun je voor- of achteruit in dagen.
• Taak doorschuiven bij vergeten: Wanneer de taak niet wordt afgetekend door de uitvoerder dan schuift de taak automatisch mee naar de volgende dag.
• Plaats taak tracker: Hiermee ontvangt u een e-mail notificatie wanneer de uitvoerder de taak heeft afgetekend.

Template maken voor op afroep klussen die vaker voorkomen

Wanneer een eenmalige opdracht vaker wordt aangevraagd dan kunt u hier een template van maken. Zo hoeft u niet elke keer opnieuw dezelfde beschrijving toe te voegen en zijn er meer opties mogelijk. Klik hier voor meer uitleg hierover.