Inleiding

Hier vind je extra informatie over het toevoegen van een klant, door middel van een stappenplan. Deze onderwerpen komen aanbod in het stappenplan:

• Hoe voeg ik een gebruiker toe?
• Gebruiker aanmaken
• Gebruiker toegevoegd

1 – Hoe voeg ik een gebruiker toe?

Voeg een gebruiker toe door op het tabje “Gebruikers” in het navigatie menu te klikken (Zie stap 1). Vervolgens klik je bovenin op +GEBRUIKER TOEVOEGEN om een gebruiker toe te voegen. (Zie stap 2)

2 – Gebruiker aanmaken

Hier kun je een gebruiker aanmaken en een rol kiezen voor de gebruiker je kunt kiezen uit; Klant, Contactpersoon, Uitvoerder & Beheer. Als je een uitvoerder account wilt aanmaken raden wij aan om te kijken bij Stap 2 – Uitvoerders Account Aanmaken, 

3 – Gebruiker toegevoegd

Als je de gebruiker hebt toegevoegd, krijg je een pop-up met “Bewerken” & “Terug naar overzicht“. Als je op Verder met bewerken klikt kan je de gebruiker gegevens aanpassen, zoals het wachtwoord email. en nog vele andere opties, wij raden het aan om nieuwe gebruikers een welkomst e-mail te sturen. Wil je de gebruiker gegevens nog aanpassen maar ben je terug naar het overzicht gegaan? Klik dan op het potloodje onder het kopje bewerken.

Inleiding

Een persoon met de rol klant heeft toegang tot alle locaties van de gekoppelde klant. Een klant account wordt door een schoonmaakbedrijf aangemaakt voor een persoon die werkzaam is voor de klant, of handelt in het belang van de klant.

Praktijkvoorbeelden van klanten zijn:

• Medewerker van een organisatie die het schoonmaakbedrijf heeft aangemerkt als klant
• Wijkbeheerders
• Lid van de supportafdeling van een wooncorporatie
• Een VvE die direct uw opdrachtgever is

Bekijk onderstaande video of stappenplan voor meer informatie over de gebruikersrol: Klant.

1 – Klant toevoegen

Als eerst klik je op “Gebruikers”, in het navigatie menu. Klik daarna op + GEBRUIKER TOEVOEGEN, (Zie stap 1 & 2). Nadat je dit hebt gedaan selecteer je de optie “Welke rol heeft deze gebruiker?” en kies je voor Klant (Zie stap 3), vul daarna de gegevens in van de klant en klik dan op + Gebruiker toevoegen.

2 – Klant toegevoegd

Nu je een klant hebt toegevoegd, zijn er nog enkele belangrijke instellingen die je vooraf kunt instellen. Dit zorgt voor een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke start voor de klant. Denk bijvoorbeeld aan het instellen van favoriete locaties en e-mailnotificaties.

Wil je precies weten hoe je dit doet? kijk dan naar het kopje hieronder genaamd: “Gebruikersrol: Klant instellingen“

3 – Zo, de klant is toegevoegd… Wat nu?

Als je de klant hebt toegevoegd kom je op een bewerk scherm, hier kan je diverse aanpassingen maken aan het account. Wij raden aan om elke nieuwe aangemaakte klanten rol een welkomst e-mail te sturen dit doe je door middel van de actie knoppen rechts: Klik nadat je een Klant rol hebt aangemaakt op: Stuur welkomst e-mail.

Inleiding

1 – Gebruikers overzicht

Ga naar de ‘Gebruikers overzicht‘ pagina. Zet de kolom ‘Notificaties‘ aan via de blauwe knop ‘Kies kolommen‘. Klik vervolgens op de knop ‘Bewerken’ bij de klant gebruiker waarvan je de favorieten en e-mail notificaties wilt instellen.

2 – Favorieten locaties instellen

Markeer de boxjes van de locaties in de kolom met het sterretje.

Vergeet niet op de groene knop ‘Instellingen opslaan‘ te klikken als je klaar bent.

3 – E-mail notificaties instellen

Markeer de boxjes van de locaties en soort notificaties die je wilt instellen. Klik op (i) voor meer info over de notificatie, of klik hier voor uitgebreide uitleg. Zie hieronder een screenshot van de meest gebruikte e-mail notificatie instellingen voor klant gebruikers:

Vergeet niet op de groene knop ‘Instellingen opslaan‘ te klikken als je klaar bent.

4 – Welkomst e-mail versturen

Tevreden met de instellingen van een gebruiker? Dan kun je nu een welkomst e-mail versturen.

Ga terug naar de ‘gebruikersoverzicht‘ pagina en zet de kolom ‘Aangemeld‘ aan. Druk op de groene knop ‘Uitnodigen‘ om de welkomst e-mail te versturen.

De aanmelding link in de e-mail blijft 4 dagen geldig. Mocht deze zijn verlopen dan kun je een nieuwe uitnodiging sturen via de knop ‘Verstuurd‘. Als de gebruiker zich succesvol heeft aangemeld dan zie je ‘Ja’ in de kolom staan.

Is de gebruiker zijn/haar wachtwoord vergeten? Ook dit kun je voor de persoon regelen. Ga naar het gebruiker bewerk scherm (Blauwe knop met het witte potloodje), Klik vervolgens op de witte knop ‘Stuur welkomst e-mail (opnieuw)‘. Er wordt een nieuwe link gestuurd waarmee de gebruiker zijn/haar wachtwoord kan instellen.

Inleiding

Een contactpersoon is een individu die inzicht heeft in enkele locaties. Het schoonmaakbedrijf kan een contactpersoon inzicht geven in locaties van verschillende klanten.

Praktijkvoorbeelden van contactpersonen zijn:

• Een persoon die niet werkzaam is voor een organisatie
• Een bewoner die verantwoordelijkheid neemt voor verschillende locaties binnen uw bestand
• Een VvE beheerder die enkele locaties voor uw klanten verzorgd

Let op, haal de functie van een contactpersoon en klant niet door elkaar. Klik hier voor uitleg wat het verschil is tussen de twee gebruikersrollen.

Voordat je een contactpersoon account hebt aangemaakt dien je ‘Basis invoer‘ onderdelen aan te maken: Klant, Locatie en Rooster om deze aan het contactpersoon account te koppelen. Heb je dit al gedaan? Dan kan je uiteraard verder met het aanmaken van een contactpersoon account. In onderstaande video wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen.

Bekijk onderstaande video of stappenplan voor meer informatie over de gebruikersrol: Contactpersoon.

1 – Contactpersoon toevoegen

Als eerst klik op “Gebruikers”, in het navigatie menu. Klik daarna op + GEBRUIKER TOEVOEGEN, (Zie stap 1 & 2). Nadat je dit hebt gedaan selecteer je de optie “Welke rol heeft deze gebruiker?” en kies je voor Contactpersoon (Zie stap 3), vul daarna de gegevens in van de klant en klik dan op + Gebruiker toevoegen.

2 – Contactpersoon toegevoegd

Als je de contactpersoon hebt toegevoegd kom je op een bewerk scherm, hier kan je  diverse aanpassingen maken aan een account. Wij raden aan om elke nieuwe aangemaakte rol een welkomst e-mail te sturen dit doe je door middel van de actie knoppen rechts: Klik nadat je een Contactpersoon rol hebt aangemaakt op: Stuur welkomst e-mail.

3 – Zo, de contactpersoon is toegevoegd… Wat nu?

Als je de contactpersoon hebt toegevoegd, heb je de mogelijkheid om het contactpersoon te koppelen aan een locatie of nog veel meer mogelijkheden. Bekijk deze video voor meer informatie

Inleiding

Een uitvoerder heeft de mogelijkheid om binnen het schoonmaakbedrijf taken te voltooien.

Praktijkvoorbeelden van uitvoerders zijn:

• Een persoon werkzaam in het schoonmaakbedrijf die uitvoerend werk verricht
• Een persoon met leidinggevende functie, die voornamelijk bezig is op de werkvloer
• Een persoon die uitvoerend werk verricht, incidenteel werk kan inschieten en via tickets kan communiceren met klanten
• Een ingehuurd speciaal reinigingsbedrijf die als onderaannemer inzet op specialistisch werk zoals glasbewassing, hogedruk reiniging enz.

Bekijk onderstaande video of stappenplan voor meer informatie over de gebruikersrol: Uitvoerder.

1 – Uitvoerder toevoegen

Als eerst klik je op “Gebruikers”, in het navigatie menu. Klik daarna op + GEBRUIKER TOEVOEGEN, (Zie stap 1 & 2). Nadat je dit hebt gedaan selecteer je de optie “Welke rol heeft deze gebruiker?” en kies je voor Uitvoerder, vul daarna de gegevens in van de Uitvoerder en klik dan op + Gebruiker toevoegen.

2 – Uitvoerder toegevoegd

Als je de klant hebt toegevoegd kom je op een bewerk scherm, hier kan je diverse aanpassingen maken aan het account. Wij raden aan om elke nieuwe aangemaakte klanten rol een welkomst e-mail te sturen dit doe je door middel van de actie knoppen rechts: Klik nadat je een Uitvoerder account hebt aangemaakt op: Stuur welkomst e-mail.

Wij raden aan om een profielfoto toe te voegen aan het uitvoerder account. Dit geeft diverse voordelen. Klik hier voor uitleg hoe je dit moet doen.

Heeft de uitvoerder geen e-mail? Klik hier voor de instructie hoe je alsnog een account voor hem/haar kunt aanmaken.

3 – Zo, de Uitvoerder is toegevoegd… Wat nu?

Een logische vervolgstap is om de uitvoerder in te plannen op het werkprogramma/schoonmaak rooster. Voor een nieuw rooster, klik hier. Voor een bestaand rooster, klik hier. Heeft u nog geen rooster aangemaakt? Klik hier voor uitleg hoe u dit kunt doen. Wilt u weten welke verschillende gebruikersrollen er precies zijn? Klik hier.

Inleiding

Een beheerder heeft alle rechten binnen het schoonmaakbedrijf.

Praktijkvoorbeelden van beheerders zijn:

• Een persoon werkzaam in het schoonmaakbedrijf die administratieve werkzaamheden verricht
• Een persoon werkzaam in het schoonmaakbedrijf die zich voornamelijk bezighoudt met klantcontact
• Een adviserende partij, of consultant die helpt met bedrijfsvoering

Bekijk onderstaande video of stappenplan voor meer informatie over de gebruikersrol: Beheer.

1 – Beheer toevoegen

Als eerst klik op “Gebruikers”, in het navigatie menu. Klik daarna op + GEBRUIKER TOEVOEGEN, (Zie stap 1 & 2). Nadat je dit hebt gedaan selecteer je de optie “Welke rol heeft deze gebruiker?” en kies je voor Beheer(Zie stap 3), vul daarna de gegevens in van de Beheer gebruiker en klik dan op + Gebruiker toevoegen.

2 – Beheer toegevoegd

Als je een beheerder hebt toegevoegd kom je op een bewerk scherm, hier kan je diverse aanpassingen maken aan het account. Wij raden aan om elke nieuwe aangemaakte beheer account een welkomst e-mail te sturen dit doe je door middel van de actie knoppen rechts: Klik nadat je een Klant rol hebt aangemaakt op: Stuur welkomst e-mail.

3 – Zo, de Beheer account is toegevoegd… Wat nu?

Als u een beheer account hebt toegevoegd, kunt u diverse aanpassingen doen voor het Beheerders account, zo kunt u kiezen welke functies een beheerder toegang tot heeft en welke niet (Zie stap 1). Ook kunt u een beheerder koppelen aan een uitvoerder (Zie stap 2), ook kun je de beheerder koppelen aan klanten. (Zie stap 3)

Inleiding

Gebouw gebruikers zijn iedereen die via een digitale sleutel (Toegangscode) inlogt op het portal. Zij worden ook wel de eindgebruikers genoemd.

Praktijkvoorbeelden van gebouw gebruikers:

• Bewoners van complexen
• Kantoormedewerkers
• Horecapersoneel
• Reizigers
• Bezoekers van object

Gebouwgebruikers informeren met een digitale sleutel?

1 – Eindgebruikers informeren

Het TranspaClean platform geeft u verschillende mogelijkheden om eindgebruikers te informeren. Zo kunt u QR Codes genereren of een informatieve e-mail per locatie sturen.

Meer weten? Klik hier

2 – Eindgebruikers instrueren

Wat kan ik met een toegangscode of QR code?