In dit artikel
- Hoe voeg ik een klant toe?
- Hoe maak ik een locatie aan?
- Hoe maak ik een Rooster/Werkprogramma aan?
- Uitvoerder inplannen
Welkom bij TranspaClean! In dit artikel leggen we uit hoe je de basis inrichting van de applicatie kunt gebruiken. Je leert hoe je een klant, een locatie een rooster en een Uitvoerder inplant, zodat je snel aan de slag kunt met het plannen en beheren van werkzaamheden. LET OP! Je hebt de gebruikersrol Beheer nodig om dit te kunnen doen.
Bekijk deze korte video om een introductie te krijgen over alle basisfuncties van TranspaClean.
Meer weten over gebruikers aanmaken en rollen? Meer weten.
Stap 1 Klant toevoegen
Voeg een klant toe door op het tabje “Klant” te klikken, klik vervolgens op het knopje “+ KLANT TOEVOEGEN”, voer hier vervolgens de gegevens in van uw klant, wanneer je dit hebt gedaan klik je op + TOEVOEGEN
Extra Informatie Klant toevoegen
1 – Hoe voeg ik een klant toe?
Voeg een klant toe door op het tabje “Klant” te klikken, klik vervolgens op het knopje “+ KLANT TOEVOEGEN”, voer hier vervolgens de gegevens in van uw klant, wanneer je dit hebt gedaan klik je op + TOEVOEGEN
2 – Klant toevoegen
Hier kun je de gegevens van je klant invoeren. De referentie is de roepnaam van de klant (Bijvoorbeeld: TranspaCom Kantoor, de Naam en Referentie zijn meestal altijd hetzelfde). Gebruik de afbeelding functie voor de logo van de klant. Notities is informatief dit invoer veld heeft geen invloed op andere onderdelen.
3 – Klant toegevoegd
Als je de klant hebt toegevoegd krijg je een overzicht van alle klanten te zien, je kunt gegevens aanpassen door middel van de “Acties” knop te klikken. 
Stap 2 Locatie toevoegen
Hier kan je een locatie toevoegen voor een geselecteerde klant. Zie de stappen voor meer gedetailleerde uitleg.
Klik hier om de stappen te openen
Bekijk de stappen
1 – Locatie toevoegen
Hier kan je de locatie toevoegen van een klant. Dit doe je doormiddel van op “Locatie” te klikken in de navigatie balk links van je scherm (Zie stap 1). Klik daarna op +LOCATIE TOEVOEGEN, dat bovenaan staat. (Zie stap 2), als je dit hebt gedaan kun je de gegevens invoeren van de klant. De referentie betekend de roepnaam voor de klant bijvoorbeeld; “TranspaClean Kantoor”. Notities zijn alleen informatief deze hebben geen invloed op andere onderdelen.
2 – Locatie toegevoegd
Als je de locatie succesvol heb toegevoegd kom je op het bewerk scherm, we raden je aan om de locatie een afbeelding te geven, dit doe je door middel van de streetview te gebruiken (Zie stap 2) Deze sleep je op het kaartje naar een gewenste toepasselijk locatie. Als je dit hebt gedaan zoek je een mooie plek waar je het gebouw kan zien in de streetview en klik je heel simpel op “Afbeelding Kiezen” (Zie stap 3) Zorg dat je deze wijzigingen opslaat en klaar!
!LET OP! Wij adviseren om een juiste locatie toe te voegen via de kaart, en te zorgen dat er een afbeelding is van het betreffende gebouw en dat de pin-point op de juiste locatie staat.
Staat de pin-point niet op de juiste locatie? Dat kan soms voorkomen, hier hebben wij een handig trucje voor gevonden, ga naar 3 – Onjuiste locatie, om hier meer over te leren. 
2 – Onjuiste locatie
Het komt af en toe voor dat de kaart niet de juiste adres locatie heeft, hoe je het ook opzoekt en probeert. Voor dit probleem hebben wij een handige oplossing gevonden.
Zoek in jouw browser de volgende site (https://www.gps-coordinaten.nl) En voer hier de gewenste Locatie in, Kopieer de “Lat, & Long” coordinaten naar het TranspaClean bewerk scherm. (Locatie > Selecteer gewenste locatie > Algemeen > klap de Meer opties uit > Navigeer naar Lat (Lengte graad) & Lng (Breedte graad) Zie stap 1 & 2) Vul hier de coordinaten in en vergeet niet op opslaan te klikken. Als alles goed is gegaan ziet u dat de kaart veranderen, en kunt u nu weer een afbeelding toevoegen aan de Locatie.
!LET OP! Zorg ervoor dat je eerst de straat en huisnummer opschrijft en daarna de plaats, dit zorgt voor een meer accurater Breedte- en lengtegraad adres. 
Stap 3 Rooster/Werkprogramma toevoegen
Bij deze stap leer je hoe je een rooster/werkprogramma moet toevoegen, dit kan op verschillende manieren zie de stappen hieronder hoe dit moet. Je kunt ook vanaf het bewerk scherm een rooster aanmaken doormiddel van de knop +Eerste rooster aanmaken te klikken.
Extra Informatie Rooster/Werkprogramma toevoegen
1 – Hoe maak ik een rooster aan?
Bij deze stap leer je hoe je een rooster/werkprogramma moet toevoegen, dit kan op verschillende manieren zie de stappen hieronder hoe dit moet. Je kunt ook vanaf het bewerk scherm een rooster aanmaken doormiddel van de knop +Eerste rooster aanmaken te klikken.
2 – Rooster aanmaken
Doormiddel van op de knop +ROOSTER TOEVOEGEN te hebben geklikt, kun je een rooster aanmaken, dit rooster kan je koppelen aan een locatie (Zie stap 2) LET OP! Als je het rooster nog niet Live wilt hebben kunt u het rooster status op concept zetten, wij raden het echter aan om dit op gepubliceerd te houden. (Zie stap 3).
3 – Rooster toegevoegd & Werkprogramma toevoegen
Als je eenmaal het rooster heb toegevoegd, krijg je de mogelijkheid om een taak toe te voegen. Je kan de taak een naam en beschrijving geven die behoren tot de werkzaamheid, zie een voorbeeld hieronder. Bij stap 2 kun je een herhaling kiezen, b.v.d: Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks. En hier kun je kiezen wanneer je deze taak elke keer wilt laten herhalen, ook kun je eventueel nog een bepaalde dag kiezen wanneer deze taak uitgevoerd moet worden dit kun je kiezen onder het kopje “Uitvoerings dag”. Als je eenmaal hebt ingevoerd wat je nodig hebt klik je op Taak toevoegen+ 
Stap 4 Uitvoerder en Ploeg, inplannen & Aanmaken
Bij het inplannen van werkzaamheden kun je kiezen tussen een vaste uitvoerder of een ploeg. Het verschil zit in de manier waarop taken worden toegewezen en uitgevoerd:
- Vaste uitvoerder: Een specifieke persoon die verantwoordelijk is voor een bepaalde taak. Bijvoorbeeld, iemand die altijd de ramen wast of een specialistische taak uitvoert.
- Ploeg: Een groep medewerkers die samen een bredere taak uitvoeren (Of in teamverband werken), zoals het schoonmaken van een entreehal of het stofzuigen van een kantoorruimte. Het werk wordt verdeeld binnen het team.
In de volgende stappen leer je hoe je een uitvoerder aanmaakt en inplant binnen een bestaand of nieuw rooster.
Hoe maak ik een uitvoerder aan?
1 – Hoe maak ik een uitvoerder aan?
Als eerst navigeer je in het dashboard naar “Gebruikers” (Zie stap 1) Klik nadat je hierop hebt geklikt op +GEBRUIKER TOEVOEGEN (Zie stap 2)
2 – Uitvoerder aanmaken
Door een uitvoerder aan te maken klik je op +GEBRUIKER TOEVOEGEN (Zie stap 1), nadat je hier bent beland selecteer je de rol van de gebruiker kies hier de rol “Uitvoerder” (Zie stap 2) Vul daarna de gegevens van de uitvoerder in en klik je op de groene knop +Gebruiker toevoegen. Wil je de uitvoerder inplannen in een rooster? Kijk dan het stappenplan onderaan 
Uitvoerder aanmaken zonder bestaand e-mail adres
1 – Hoe maak ik een uitvoerder zonder e-mail aan?
Maak een gebruiker aan in vanuit het gebruikers overzicht. Je kunt hierheen navigeren door in het linker zij menu te klikken op “Gebruikers” > “Overzicht” > “Gebruiker aanmaken”.
2 – Uitvoerder zonder e-mail aanmaken
Als eerst klik je op + GEBRUIKER TOEVOEGEN (Zie stap 1), Zet daarna Gebruik Account-ID aan (Zie stap 2). Hiermee verdwijnt de mogelijkheid om een e-mail adres toe te voegen aan de uitvoerder.
Nadat je de uitvoerder hebt aangemaakt verschijnt het account-ID + automatisch gegenereerd wachtwoord. Sla deze informatie op en stuur deze door naar de uitvoerder om te kunnen inloggen.
Via het bewerkscherm van de uitvoerder gebruiker kun je altijd op de blauwe knop ‘Maak wachtwoord’ om een nieuw wachtwoord te genereren. Ook kun je in hetzelfde bewerkscherm het Account-ID terugvinden.
Hoe plan ik een Vaste uitvoerder in een bestaand rooster?
- Inleiding
- 1 – Hoe plan ik een Vaste uitvoerder in?
- 2 – Vaste Uitvoerder inplannen in nieuw rooster
- 3 – Vaste Uitvoerder inplannen in bestaand rooster
1 – Hoe plan ik een uitvoerder in een rooster?
Bij deze stap leer je hoe je een rooster/werkprogramma moet toevoegen, dit kan op verschillende manieren zie de stappen hieronder hoe dit moet. Je kunt ook vanaf het bewerk scherm een rooster aanmaken door middel van de knop +Eerste rooster aanmaken te klikken.
2 – Uitvoerder inplannen in een nieuw rooster
LET OP! Deze stap is bedoeld als je nog GEEN taken hebt aangemaakt die gekoppeld moeten worden aan een uitvoerder als je dit echter al wel hebt gedaan moet je naar 3 – Uitvoerder inplannen in bestaand rooster. Nadat je op de knop Periodiek hebt geklikt, of net een nieuw rooster hebt aangemaakt, krijg je een optie met “Taak toevoegen” hier kun je een taak toevoegen, en een uitvoerder aan die taak koppelen door op de knop “Voorkeurs uitvoerder” te klikken (Zie stap 1).
3 – Vaste Uitvoerder inplannen in bestaand rooster
Als je al taken hebt aangemaakt en je wilt eenvoudig deze taken koppelen aan een uitvoerder is hier een heel simpel trucje voor: Je klikt in het rooster overzicht scherm op de taken met het potloodje met de knop CTRL (Als je op windows bent) of COMMAND (Voor Mac) ingedrukt, en linker muisknop op de taken om meerdere taken tegelijk te selecteren, klik hierna op “Actie op selectie” > Stel vaste uitvoerder in voor … Rijen > Kies de uitvoerder die je wilt op de geselecteerde taken. En klaar!
Ook is er een video deze gaat wat meer in detail over het wijzigen van uitvoerders in een bestaand rooster zie de video onderaan.
Als je dit hebt gedaan raden we het enorm aan om te kijken naar het stappenplan hieronder genaamd “Gebruikers instellingen voor Ploeg & Vaste uitvoerder”.
Ploeg inplannen
1 – Hoe plan ik een ploeg in?
Navigeer als eerst naar de “Rooster” pagina. Nu kom je in de overzichtspagina van alle roosters klik hier op “Kies kolommen“. en klik hier het vakje “Ploeg” aan. Dit maakt de ploeg kolom zichtbaar.
Wil je dezelfde ploeg aan meerdere roosters tegelijk toevoegen? check dan de volgende stap, we raden het wel alsnog aan om deze stap goed door te lezen!
Als het goed is zie je een nieuwe kolom tevoorschijn zien gekomen, zoals je waarschijnlijk al kan raden kun je hier door middel van de + knop een ploeg inplannen, en wederom kun je ze met het prullenbakje verwijderen. Mensen die samen zijn toegevoegd zien de taken in het live rooster als “Vacant” met een blauwe afteken knop. Dat zijn dus alle taken waar GEEN vaste uitvoerder op staat. 
2 – Ploeg inplannen op meerdere geselecteerde roosters
Selecteer alle roosters waarbij u een ploeg wilt indelen dit kan je doen door middel van WINDOWS toets (Ingedrukt houden) + Linker muisknop of voor Mac gebruikers COMMAND + Linker muisknop. Ook kun je gebruik maken van de functie SELECTEER ALLES, hiermee worden alle bestaande roosters geselecteerd let dan goed op dat je de juiste roosters geselecteerd!
Als je dit hebt gedaan raden we het enorm aan om te kijken naar het stappenplan hieronder genaamd “Gebruikers instellingen voor Ploeg & Vaste uitvoerder”.
Geberuikers instellingen voor Ploeg & Vaste uitvoerder
2 – Gebruikers instellingen voor Vaste Uitvoerder
Selecteer
0 reacties