Inleiding

Hier leer je meer over het toevoegen van taken, en de mogelijkheden. In dit stappenplan komt het volgende aanbod:

• Taak toevoegen
• Dagtaak
• Weektaak
• Maandtaak
• Extra informatie toevoegen aan een taak

1 – Taak toevoegen

• Taak: Benoem hier de handeling.
• Beschrijving: Beschrijf hier wat u met de handeling precies doet.
• Voorkeurs uitvoerder: Geef aan wie deze specifieke taak uitvoert. Hiervoor moet u wel eerst een uitvoerders account aanmaken (Klik hier voor uitleg). Werkt u met een ploeg? Laat het dan staan op Geen uitvoerder. De ploeg kunt u later koppelen aan het gehele rooster (Klik hier voor uitleg).
• Ruimtes: Voeg hier eventueel aan bij welke ruimte(s) de taak wordt uitgevoerd.
• Herhaling: Kies hier hoe vaak de taak moet worden uitgevoerd. Bij dagtaak kunt u kiezen uit dagen van een week, Bij weektaak kunt u kiezen uit weken van het jaar, Bij maandtaak kunt u kiezen uit maanden van het jaar. Op de juiste dag, week, of maand blijft deze taak open staan voor de schoonmaak medewerker (uitvoerder) om deze uit te voeren en af te melden. Zie hieronder taakomschrijving voorbeelden van een dagtaak, weektaak, en maandtaak.

2 – Dagtaak

Om een dagtaak te selecteren is het belangrijk om de Herhaling op “Dagelijks” te zetten. Voor een bepaalde taak is het bijvoorbeeld ook handig om ‘Stuur e-mail notificatie’ op ‘Ja’ te zetten. Zo krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mail herinnering dat de taak binnenkort weer aan de beurt is. Klik hier voor meer informatie.

Wanneer u tevreden bent met uw taakomschrijving, klik dan op de groene knop ‘Taak toevoegen‘.

3 – Weektaak

4 – Maandtaak

Bovenstaande voorbeeld is de optie rechtsboven ‘Meer opties‘ aangeklikt voor meer taak instelling mogelijkheden (Deze is meestal al automatisch uitgeklapt). Voor een glasbewassing taak is het bijvoorbeeld handig om ‘Stuur e-mail notificatie’ op ‘Ja’ te zetten. Zo krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mail herinnering dat de taak binnenkort weer aan de beurt is. Klik hier voor meer informatie.

Wanneer u tevreden bent met uw taakomschrijving, klik dan op de groene knop ‘Taak toevoegen‘.

5 – Extra informatie toevoegen aan taak

Via het bewerkscherm van een specifieke taak krijgt u wat meer opties (Via het blauwe potloodje van een taak in het takenoverzicht). Hier kunt u bijvoorbeeld verschillende onderdelen toevoegen aan een taak. Dit kan erg handig zijn wanneer uw rooster uitgebreid is. Klik hier voor extra uitleg. U kunt ook extra informatie toevoegen in de vorm van tekst of afbeelding. Extra uitleg of een foto kan een taak een stuk duidelijker maken voor iedereen!

Inleiding

In dit stappenplan kom je erachter wat je kan doen met het takenoverzicht, denk aan taken verwijderen, taken bekijken, jaarrooster. Etc… In dit stappenplan komt aanbod:

• Takenoverzicht
• Liverooster
• Jaarrooster

1 – Takenoverzicht

Scroll naar beneden voor het overzicht van uw aangemaakte taken. Wilt u een taak bewerken? Dit kan via de blauwe knop met het potloodje. U kunt ook meerdere taken tegelijk wijzigen. Klik hier voor meer uitleg hierover. U kunt zelf informatie kolommen zichtbaar of onzichtbaar maken via de blauwe knop ‘Kies kolommen‘.

Een mooier resultaat van uw ingevoerde taken kunt u bekijken via het ‘Live rooster‘, of ‘Jaarrooster‘. Klik hiervoor op de ‘Bekijk‘ of ‘Jaarrooster‘ knop rechts bovenin uw scherm. Uw uitvoerders en klant krijgen ook toegang tot het live- en het jaarrooster. Zie hieronder voor een voorbeeld van het resultaat:

2 – Liverooster

Tip: Vanuit het live rooster kunt u ook taken bewerken. Klik hiervoor op het potloodje van de taak.

3 – Jaarrooster

Tip: Vink de voor u relevantie kolommen aan en klik op ‘Print’ om het jaarrooster als pdf op te slaan of uit te printen. Hier wordt automatisch een QR code aan toegevoegd die toegang geeft tot het live rooster.

Inleiding

In dit stappenplan leer je hoe je taken moet bewerken en wat je ermee kan doen. In dit stappenplan komt voor:

• Hoe bewerk ik een taak?
• Taak bewerken
• Taak verwijderen
• Taak actie op selectie

1 – Hoe bewerk ik een taak?

Ga naar ‘Rooster‘ pagina, of klik hier. Hier vind je een overzicht van al je aangemaakte roosters.

Klik vervolgens op de blauwe knop ‘Periodiek‘ van het rooster die je wilt bewerken.

2 – Taak bewerken

Klik op de blauwe knop met het potloodje om per taak het bewerkscherm te openen. Hier kunt u de wijzigingen aan de taak maken. Vergeet niet om uw wijzigingen op te slaan via de groene knop ‘Opslaan‘.

Als de taak al eens is afgetekend krijg je de vraag om de historie te bewaren. Klik op ja om een nieuwe ‘Revisie’ aan te maken. Klik hier voor meer informatie over revisies.

3 – Taak verwijderen

U kunt de verwijder knop als kolom toevoegen. Klik hiervoor op de blauwe knop ‘Kies kolommen’ en selecteer ‘Verwijder’ om deze toe te voegen aan de tabel – een rood kruisje komt tevoorschijn aan de rechterkant. Als u hierop klikt verwijdert u de taak meteen, dus wees voorzichtig. Wilt u een uitgebreidere uitleg over het stopzetten van taken? Klik hier.

4 – Taak actie op selectie

  Via de eerste kolom kunt u een selectie maken van de rijen die u wilt bewerken.

• Door op uw toetsenbord ‘Shift’ ingedrukt te houden kunt in een reeks rijen selecteren
• Door op uw toetsenbord ‘Windows’ of ‘Ctrl‘ of bij een Macbook ‘⌘ Command’ knop ingedrukt te houden kunt u een selectie maken van rijen die niet opeenvolgend van elkaar zijn.

Klik vervolgens op de knop ‘Actie op selectie‘ en kies de actie die u wilt uitvoeren.

Wanneer de taken een verleden hebben kiest u bij het venster ‘Een nieuwe versie van de taak maken’ ‘Ja‘ om het verleden te behouden (NB: Dit venster krijgt u niet bij elke actie mogelijkheden te zien).

Vervolgens kiest u de ingangsdatum wanneer de nieuwe revisie ingaat. Doorloop de volgende stappen en klik als laatste stap op ‘Instellen‘ om de wijziging compleet te maken.

Krijgt u een foutmelding? Dan heeft u meerdere type frequenties geselecteerd en hiervoor gelden andere regels. Klik hier en ga naar stap 5 voor uitleg over hoe je hiermee kunt omgaan.

Inleiding

In dit stappenplan leer je hoe je taken kunt dupliceren naar het huidige rooster, bestaand rooster & een nieuw rooster.

• Hoe kopieer ik een taak?

1 – Hoe kopieer ik een taak?

Je kunt een taak kopiëren naar; Het huidig rooster, Bestaand rooster & een nieuw rooster. Als eerst wil je de taken selecteren die je wilt kopieren, als je de taken hebt geselecteerd klik je op “ACTIE OP SELECTIE” en dan kies je een van de Dupliceer acties, lees  hieronder wat je precies kan doen voor elke mogelijkheid.

Huidig rooster Klik als eerst op “Dupliceer … rij in dit rooster“, dan krijg je de vraag als je de frequenties wilt kopiëren als je een andere herhaling (Frequentie) wilt, kies je voor de optie “Houd de frequenties leeg” als je WEL de frequenties wilt behouden klik je op “Kopieer frequenties“.

Bestaand rooster Klik als eerst op “Dupliceer … rij in bestaand rooster” dan krijg je de vraag naar welk rooster je deze taak wilt kopiëren selecteer hier een rooster waarin je de frequenties wilt kopiëren.

Nieuw rooster Klik als eerst op “Dupliceer … rij in nieuw rooster” voer daarna een roosternaam in voor de nieuwe aangemaakte rooster, kies daarna als je de frequenties wilt kopiëren of niet.

Inleiding

Een goed ingericht rooster helpt bij het structureren van taken en zorgt ervoor dat uitvoerders precies weten wat er van hen wordt verwacht. Bij het aanmaken van een uitgebreid rooster kun je taken op verschillende manieren organiseren, afhankelijk van wat het beste past bij jouw werkwijze.

In de volgende stappen leer je hoe je een taak toevoegt en hoe je taken kunt bundelen of opdelen:

•  Uitgebreid rooster aanmaken – Hier kom je erachter hoe je een uitgebreid rooster aanmaakt en wat de voordelen zijn.
• Taken bundelen in het extra informatie veld – Ideaal voor werkpakketten waarbij één aftekening volstaat, terwijl de details overzichtelijk in een tekstveld staan.
• Taakonderdelen toevoegen – Handig als je meer controle wilt over afzonderlijke deeltaken en per onderdeel opmerkingen of foto’s wilt laten toevoegen.

1 – Uitgebreid rooster aanmaken

Ga naar ‘Rooster‘ pagina, of klik hier. Hier vind je een overzicht van al je aangemaakte roosters.

Klik vervolgens op de blauwe knop ‘Periodiek‘ van het rooster die je wilt bewerken.

Als eerst wil je een taak aanmaken, bij de Taak omschrijving (Stap 1) raden we het aan om iets algemeens neer te zetten wat de taken pakket omschrijft zoals: Schoonmaak, Glasbewassing, Schoffelen. Daarnaast bij Beschrijving raden we het aan om de herhaling neer te zetten (Stap 2) bvd: Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks.

Als je dit allemaal hebt gedaan en de taak hebt toegevoegd heb je twee verschillende mogelijkheden om een taken pakket aan te maken, beide manieren hebben diverse voordelen zie hier beneden:

• Taken bundelen in het extra informatie veld – Je kunt meerdere taken samenvoegen door ze in het veld Extra informatie te beschrijven. Dit houdt het rooster overzichtelijk, maar taken kunnen niet afzonderlijk worden afgevinkt. Handig voor eenvoudige werkpakketten waarbij één aftekening volstaat.

• Taakonderdelen toevoegen – Hiermee kun je binnen een taak meerdere specifieke onderdelen aanmaken. Zo kan een uitvoerder een hoofdtaak in één keer aftekenen, terwijl er per onderdeel nog steeds opmerkingen of foto’s kunnen worden toegevoegd. Dit biedt meer detail en controle over de uitvoering van het werk.

2 – Taken bundelen in het extra informatie veld

Nadat je de taak hebt toegevoegd klik je op de taak die je zojuist hebt aangemaakt op het bewerk knopje (Blauwe potloodje). Daarna scroll je helemaal naar beneden bij het taak bewerk scherm totdat je “Extra informatie” tekst veld ziet.

In de Extra informatie tekst veld, is het verstandig om de taken te bundelen. We raden het aan om bullet points voor de taken neer te zetten dit maakt alles vele malen overzichtelijker. Zie het eindresultaat voor de uitvoerder onder de afbeelding extra informatie.

3 – Taak onderdeel toevoegen

Nadat je de taak hebt toegevoegd, klik je op de taak die je zojuist hebt aangemaakt en druk je op het bewerkknopje (blauwe potloodje). Scroll vervolgens naar beneden in het taakbewerkingsscherm totdat je de knop “Onderdeel toevoegen” ziet.

Met taakonderdelen kun je een taak opdelen in kleinere stappen. Dit zorgt voor meer structuur en biedt de uitvoerder de mogelijkheid om per onderdeel een opmerking of foto toe te voegen. Vul per onderdeel de benodigde informatie in en kies indien gewenst voor automatisch aftekenen.

Vergeet niet op de groene knop “Opslaan” te klikken om de wijzigingen door te voeren. De taakonderdelen zijn daarna direct zichtbaar voor de uitvoerder in het rooster.