Inleiding

In dit onderdeel vind je extra informatie over het toevoegen van een klant, aan de hand van een duidelijk stappenplan. De volgende onderdelen komen aan bod:

• Klant toevoegen
• Gegevens invoeren

Benodigde gegevens:

• Bedrijfsnaam van de klant
• Logo van de klant
• Referentie (optioneel) — vaak is dit gelijk aan de klantnaam

1 – Hoe voeg ik een klant toe?

Voeg een klant toe door in het menu op ‘Klant’ te klikken.
Klik daarna op de knop + KLANT TOEVOEGEN en vul de klantgegevens in. Zodra alles is ingevuld, klik je op + TOEVOEGEN om de klant op te slaan.

2 – Gegevens invoeren

Hier vul je de gegevens van je klant in.
De referentie is de roepnaam van je opdrachtgever (bijvoorbeeld: TranspaCom Kantoor). In de praktijk zijn de Naam en Referentie vaak hetzelfde. Gebruik de afbeeldingsfunctie om het logo van de klant toe te voegen. Het veld Notities is optioneel en puur informatief — deze informatie wordt verder niet gebruikt in andere onderdelen van het systeem.

Inleiding

Hier leer je hoe je een locatie moet toevoegen en een klant eraan moet koppelen. Volgende onderdelen komen aanbod

• Locatie toevoegen
• Locatie toegevoegd
• Locatie niet gevonden

1 – Locatie toevoegen

Hier kan je de locatie toevoegen van een klant. Dit doe je doormiddel van op “Locatie” te klikken in de navigatie balk links van je scherm (Zie stap 1). Klik daarna op +LOCATIE TOEVOEGEN, dat bovenaan staat. (Zie stap 2), als je dit hebt gedaan kun je de gegevens invoeren van de klant. De referentie betekend de roepnaam voor de klant bijvoorbeeld; “TranspaClean Kantoor”. Notities zijn alleen informatief deze hebben geen invloed op andere onderdelen.

2 – Locatie toegevoegd

Als je de locatie succesvol heb toegevoegd kom je op het bewerk scherm, we raden je aan om de locatie een afbeelding te geven, dit doe je door middel van de streetview te gebruiken (Zie stap 2) Deze sleep je op het kaartje naar een gewenste toepasselijk locatie. Als je dit hebt gedaan zoek je een mooie plek waar je het gebouw kan zien in de streetview en klik je heel simpel op “Afbeelding Kiezen” (Zie stap 3) Zorg dat je deze wijzigingen opslaat en klaar!

!LET OP! Wij adviseren om een juiste locatie toe te voegen via de kaart, en te zorgen dat er een afbeelding is van het betreffende gebouw en dat de pin-point op de juiste locatie staat.

Staat de pin-point niet op de juiste locatie? Dat kan soms voorkomen, hier hebben wij een handig trucje voor gevonden, ga naar 3 – Onjuiste locatie, om hier meer over te leren.

2 – Onjuiste locatie

Het komt af en toe voor dat de kaart niet de juiste adres locatie heeft, hoe je het ook opzoekt en probeert. Voor dit probleem hebben wij een handige oplossing gevonden.

Zoek in jouw browser de volgende site (https://www.gps-coordinaten.nl) En voer hier de gewenste Locatie in, Kopieer de “Lat, & Long” coordinaten naar het TranspaClean bewerk scherm. (Locatie > Selecteer gewenste locatie > Algemeen > klap de Meer opties uit > Navigeer naar Lat  (Lengte graad) & Lng (Breedte graad) Zie stap 1 & 2) Vul hier de coordinaten in en vergeet niet op opslaan te klikken. Als alles goed is gegaan ziet u dat de kaart veranderen, en kunt u nu weer een afbeelding toevoegen aan de Locatie.

!LET OP! Zorg ervoor dat je eerst de straat en huisnummer opschrijft en daarna de plaats, dit zorgt voor een meer accurater Breedte- en lengtegraad adres.

Inleiding

Hier vind je extra informatie over het toevoegen van een rooster en een werkprogramma. Volgende onderdelen komen aanbod:

• Hoe maak ik een rooster aan?
• Rooster aanmaken
• Rooster toegevoegd & Werkprogramma toevoegen

1 – Hoe maak ik een rooster aan?

Bij deze stap leer je hoe je een rooster/werkprogramma moet toevoegen, dit kan op verschillende manieren zie de stappen hieronder hoe dit moet. Je kunt ook vanaf het bewerk scherm een rooster aanmaken doormiddel van de knop +Eerste rooster aanmaken te klikken.

2 – Rooster aanmaken

Doormiddel van op de knop +ROOSTER TOEVOEGEN te hebben geklikt, kun je een rooster aanmaken, dit rooster kan je koppelen aan een locatie (Zie stap 2) LET OP! Als je het rooster nog niet Live wilt hebben kunt u het rooster status op concept zetten, wij raden het echter aan om dit op gepubliceerd te houden. (Zie stap 3).

3 – Rooster toegevoegd & Werkprogramma toevoegen

Als je eenmaal het rooster heb toegevoegd, krijg je de mogelijkheid om een taak toe te voegen. Je kan de taak een naam en beschrijving geven die behoren tot de werkzaamheid, zie een voorbeeld hieronder. Bij stap 2 kun je een herhaling kiezen, b.v.d: Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks. En hier kun je kiezen wanneer je deze taak elke keer wilt laten herhalen, ook kun je eventueel nog een bepaalde dag kiezen wanneer deze taak uitgevoerd moet worden dit kun je kiezen onder het kopje “Uitvoerings dag”. Als je eenmaal hebt ingevoerd wat je nodig hebt klik je op Taak toevoegen+

Heb je veel dezelfde roosters/taken? En wil je deze kopieren? Demo – Reguliere en periodieke werkzaamheden (taken) invoeren in het rooster

Inleiding

Hier vind je extra informatie over het aanmaken van een uitvoerder

In onderstaande video wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen. Werken de uitvoerders in teamverband? Dan kun je waarschijnlijk beter kiezen voor het plannen van een ploeg, klik hier.

• Gebruiker aanmaken (0:21)
• Uitvoerder inplannen (1:19)
• Uitvoerder inplannen op al bestaande taken (2:27)
• Uitvoerder inplannen op enkele taak (3:29)
• Eind resultaat ingeplande uitvoerder (4:10)

1 – Hoe maak ik een uitvoerder aan?

Als eerst navigeer je in het dashboard naar “Gebruikers” (Zie stap 1) Klik nadat je hierop hebt geklikt op +GEBRUIKER TOEVOEGEN (Zie stap 2)

2 – Uitvoerder aanmaken

Door een uitvoerder aan te maken klik je op +GEBRUIKER TOEVOEGEN (Zie stap 1), nadat je hier bent beland selecteer je de rol van de gebruiker kies hier de rol “Uitvoerder” (Zie stap 2) Vul daarna de gegevens van de uitvoerder in en klik je op de groene knop +Gebruiker toevoegen. Wil je de uitvoerder inplannen in een rooster? Kijk dan het stappenplan onderaan

Inleiding

Hier kom je meer te weten over hoe je een uitvoerders account aanmaakt zonder e-mail door middel van het Account-ID functie te gebruiken.

• Hoe maak ik een uitvoerders account zonder e-mail aan?
• Uitvoerder account zonder e-mail aanmaken

1 – Hoe maak ik een uitvoerder zonder e-mail aan?

Maak een gebruiker aan in vanuit het gebruikers overzicht. Je kunt hierheen navigeren door in het linker zij menu te klikken op “Gebruikers” > “Overzicht” > “Gebruiker aanmaken”.

2 – Uitvoerder zonder e-mail aanmaken

Als eerst klik je op + GEBRUIKER TOEVOEGEN (Zie stap 1), Zet daarna Gebruik Account-ID aan (Zie stap 2). Hiermee verdwijnt de mogelijkheid om een e-mail adres toe te voegen aan de uitvoerder.

Nadat je de uitvoerder hebt aangemaakt verschijnt het account-ID + automatisch gegenereerd wachtwoord. Sla deze informatie op en stuur deze door naar de uitvoerder om te kunnen inloggen.

Via het bewerkscherm van de uitvoerder gebruiker kun je altijd op de blauwe knop ‘Maak wachtwoord’ om een nieuw wachtwoord te genereren. Ook kun je in hetzelfde bewerkscherm het Account-ID terugvinden.

Inleiding

In onderstaande video wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen. Wil je de schoonmaker in een bestaand rooster wijzigen? Kies dan de stap “Hoe wijzig ik een vaste uitvoerder in een bestaand rooster”. Werken de uitvoerders in teamverband? Dan kun je waarschijnlijk beter kiezen voor de stap “Ploeg aanmaken”.

• Gebruiker aanmaken (0:21)
• Uitvoerder inplannen (1:19)
• Uitvoerder inplannen op al bestaande taken (2:27)
• Uitvoerder inplannen op enkele taak (3:29)
• Eind resultaat ingeplande uitvoerder (4:10)

1 – Hoe plan ik een uitvoerder in een rooster?

Bij deze stap leer je hoe je een rooster/werkprogramma moet toevoegen, dit kan op verschillende manieren zie de stappen hieronder hoe dit moet. Je kunt ook vanaf het bewerk scherm een rooster aanmaken door middel van de knop +Eerste rooster aanmaken te klikken.

2 – Uitvoerder inplannen in een nieuw rooster

LET OP! Deze stap is bedoeld als je nog GEEN taken hebt aangemaakt die gekoppeld moeten worden aan een uitvoerder als je dit echter al wel hebt gedaan moet je naar 3 – Uitvoerder inplannen in bestaand rooster. Nadat je op de knop Periodiek hebt geklikt, of net een nieuw rooster hebt aangemaakt, krijg je een optie met “Taak toevoegen” hier kun je een taak toevoegen, en een uitvoerder aan die taak koppelen door op de knop “Voorkeurs uitvoerder” te klikken (Zie stap 1).

3 – Vaste Uitvoerder inplannen in bestaand rooster

Als je al taken hebt aangemaakt en je wilt eenvoudig deze taken koppelen aan een uitvoerder is hier een heel simpel trucje voor: Je klikt in het rooster overzicht scherm op de taken met het potloodje met de knop CTRL (Als je op windows bent) of COMMAND (Voor Mac) ingedrukt, en linker muisknop op de taken om meerdere taken tegelijk te selecteren, klik hierna op “Actie op selectie” > Stel vaste uitvoerder in voor … Rijen > Kies de uitvoerder die je wilt op de geselecteerde taken. En klaar!

Ook is er een video deze gaat wat meer in detail over het wijzigen van uitvoerders in een bestaand rooster zie de video onderaan.

Als je dit hebt gedaan raden we het enorm aan om te kijken naar het stappenplan hieronder genaamd “Gebruikers instellingen voor Ploeg & Vaste uitvoerder”.

Inleiding

Hier kom je meer te weten over hoe je een ploeg aanmaakt. Wil je meer weten over hoe je een ploeg moet indelen? Bekijk dan de stap “Ploeg indelen in rooster’.

Let op, om dit te kunnen doen heeft u een ‘beheer‘ gebruikersrol nodig. Voor deze instructie gaan we er van uit dan u de basisinvoer al heeft gedaan (Accounts aangemaakt). Zie hieronder de 2 onderdelen die nodig zijn:

1. Maak een ‘Klant‘ aan. Koppel ‘Locaties‘ aan de klant, hang een of meerdere schoonmaak ‘roosters‘ aan de locaties. Klik hier voor uitleg hoe u dit precies doet.
2. Maak de uitvoerder accounts aan van alle medewerkers die in de ploeg werkzaam zijn. Klik hier voor uitleg.

1 – Hoe plan ik een ploeg in?

Navigeer als eerst naar de “Rooster” pagina. Nu kom je in de overzichtspagina van alle roosters klik hier op “Kies kolommen“. en klik hier het vakje “Ploeg” aan. Dit maakt de ploeg kolom zichtbaar.

Wil je dezelfde ploeg aan meerdere roosters tegelijk toevoegen? check dan de volgende stap, we raden het wel alsnog aan om deze stap goed door te lezen!

Als het goed is zie je een nieuwe kolom tevoorschijn zien gekomen, zoals je waarschijnlijk al kan raden kun je hier door middel van de + knop een ploeg inplannen, en wederom kun je ze met het prullenbakje verwijderen. Mensen die samen zijn toegevoegd zien de taken in het live rooster als “Vacant” met een blauwe afteken knop. Dat zijn dus alle taken waar GEEN vaste uitvoerder op staat.

2 – Ploeg inplannen op meerdere geselecteerde roosters

Selecteer alle roosters waarbij u een ploeg wilt indelen dit kan je doen door middel van WINDOWS toets (Ingedrukt houden) + Linker muisknop of voor Mac gebruikers COMMAND + Linker muisknop. Ook kun je gebruik maken van de functie SELECTEER ALLES, hiermee worden alle bestaande roosters geselecteerd let dan goed op dat je de juiste roosters geselecteerd!

Als je dit hebt gedaan raden we het enorm aan om te kijken naar het stappenplan hieronder genaamd “Gebruikers instellingen voor Ploeg & Vaste uitvoerder”.

Inleiding

Om het werk overzichtelijk te houden en verwarring te voorkomen, kun je instellen welke taken zichtbaar zijn voor ploegen en vaste uitvoerders. TranspaClean raadt hiervoor de volgende instellingen aan:

• Voor ploegen: Verberg de taken die niet op deze naam staan – Zo zien teamleden alleen de taken die specifiek aan hun ploeg zijn toegewezen.
• Voor vaste uitvoerders: Verberg vacant taken en taken die niet op deze naam staan – Dit zorgt ervoor dat de uitvoerder alleen zijn/haar eigen taken ziet en geen openstaande, niet-toegewezen taken.

Lees hieronder hoe je deze instellingen toepast!

1 – Gebruikers instellingen voor Ploeg

Voor ploegen raden we aan om de instelling “Verberg de taken die niet op deze naam staan” te gebruiken. Hiermee zien ploegleden alleen de taken die specifiek aan hun ploeg zijn toegewezen. Dit zorgt voor een duidelijk overzicht en voorkomt dat teamleden taken zien die niet voor hen bedoeld zijn.

2 – Gebruikers instellingen voor Vaste Uitvoerder

Voor een vaste uitvoerder adviseren we de instelling “Verberg vacant taken en taken die niet op deze naam staan”. Hiermee krijgt de uitvoerder alleen de taken te zien die specifiek aan hem/haar zijn toegewezen, zonder afleiding van openstaande taken of taken voor anderen. Dit zorgt voor een efficiënte en taakgerichte werkomgeving.