Het werkprogramma bestaat uit alle vaste (reguliere en periodieken) werkzaamheden die uw uitvoerende medewerkers op een locatie uitvoeren. Deze werkzaamheden worden als taken ingevoerd in het online rooster. Dit vervangt het papieren rooster of excel rooster. Uw medewerkers krijgen toegang tot het live rooster en kunnen hier de werkzaamheden afmelden. Uw klant krijgt toegang tot het online rooster en kan live meekijken met de werkzaamheden, volledig transparant! Uiteraard kunt u het online rooster alsnog uitprinten. Wanneer u dit jaarrooster print dan wordt hier automatisch een QR code aan toegevoegd die toegang geeft tot het online (actuele) rooster. Eerst gaan we het rooster vullen met alle vaste taken. Hieronder wordt uitgelegd hoe u dit kunt doen. Wilt u een eenmalige taak inplannen? Klik hier,

Reguliere en periodieke taken toevoegen in het rooster

Let op, hier heeft u een ‘Beheer‘ gebruikersrol voor nodig. Voordat u de taken kunt invoeren in het rooster moet u 3 essentiële stappen volgen: Toevoegen klant, locatie & rooster. Klik hier voor uitleg hoe u dit doet.

Stap 1: Open het rooster bewerk scherm

Ga naar rooster pagina. Hier ziet u een overzicht van al uw aangemaakte roosters. Klik op de blauwe knop ‘Periodiek‘ om het bewerk scherm te openen.

Stap 2: Taak toevoegen

• Taak: Benoem hier de handeling.
• Beschrijving: Beschrijf hier wat u met de handeling precies doet.
• Voorkeurs uitvoerder: Geef aan wie deze specifieke taak uitvoert. Hiervoor moet u wel eerst een uitvoerders account aanmaken (Klik hier voor uitleg). Werkt u met een ploeg? Laat het dan staan op Geen uitvoerder. De ploeg kunt u later koppelen aan het gehele rooster (Klik hier voor uitleg).
• Ruimtes: Voeg hier eventueel aan bij welke ruimte(s) de taak wordt uitgevoerd.
• Herhaling: Kies hier hoe vaak de taak moet worden uitgevoerd. Bij dagtaak kunt u kiezen uit dagen van een week, Bij weektaak kunt u kiezen uit weken van het jaar, Bij maandtaak kunt u kiezen uit maanden van het jaar. Op de juiste dag, week, of maand blijft deze taak open staan voor de schoonmaak medewerker (uitvoerder) om deze uit te voeren en af te melden. Zie hieronder taakomschrijving voorbeelden van een dagtaak, weektaak, en maandtaak.

Voorbeeld Dagtaak: Zie hieronder een reguliere schoonmaak taak die 3x per week door de schoonmaakploeg moet worden uitgevoerd.

Voorbeeld Weektaak: Zie hieronder een reguliere schoonmaak taak die om de week door de schoonmaakploeg moet worden uitgevoerd.

Voorbeeld Maandtaak: Zie hieronder een periodieke schoonmaak taak die 4x per jaar door de glasbewasser moet worden uitgevoerd.

Bovenstaande voorbeeld is de optie rechtsboven ‘Meer opties‘ aangeklikt voor meer taak instelling mogelijkheden. Voor een glasbewassing taak is het bijvoorbeeld handig om ‘Stuur e-mail notificatie’ op ‘Ja’ te zetten. Zo krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mail herinnering dat de taak binnenkort weer aan de beurt is. Klik hier voor meer informatie.

Wanneer u tevreden bent met uw taakomschrijving, klik dan op de groene knop ‘Taak toevoegen‘.

Stap 3: Takenoverzicht bekijken

Scroll naar beneden voor het overzicht van uw aangemaakte taken. Wilt u een taak bewerken? Dit kan via de blauwe knop met het potloodje. U kunt ook meerdere taken tegelijk wijzigen. Klik hier voor meer uitleg hierover. U kunt zelf informatie kolommen zichtbaar of onzichtbaar maken via de blauwe knop ‘Kies kolommen‘.

Een mooier resultaat van uw ingevoerde taken kunt u bekijken via het ‘Live rooster‘, of ‘Jaarrooster‘. Klik hiervoor op de ‘Bekijk‘ of ‘Jaarrooster‘ knop rechts bovenin uw scherm. Uw uitvoerders en klant krijgen ook toegang tot het live- en het jaarrooster. Zie hieronder voor een voorbeeld van het resultaat:

Live rooster:

Tip: Vanuit het live rooster kunt u ook taken bewerken. Klik hiervoor op het potloodje van de taak.

Jaarrooster:

Tip: Vink de voor u relevantie kolommen aan en klik op ‘Print’ om het jaarrooster als pdf op te slaan of uit te printen. Hier wordt automatisch een QR code aan toegevoegd die toegang geeft tot het live rooster.

Stap 4: Extra informatie toevoegen aan taak (Optioneel, maar handig voor uitgebreide roosters)

Via het bewerkscherm van een specifieke taak krijgt u wat meer opties (Via het blauwe potloodje van een taak in het takenoverzicht). Hier kunt u bijvoorbeeld verschillende onderdelen toevoegen aan een taak. Dit kan erg handig zijn wanneer uw rooster uitgebreid is. Klik hier voor extra uitleg. U kunt ook extra informatie toevoegen in de vorm van tekst of afbeelding. Extra uitleg of een foto kan een taak een stuk duidelijker maken voor iedereen!