Inleiding

In dit onderdeel vind je extra informatie over het toevoegen van een klant, aan de hand van een duidelijk stappenplan. De volgende onderdelen komen aan bod:

• Klant toevoegen
• Gegevens invoeren

Benodigde gegevens:

• Bedrijfsnaam van de klant
• Logo van de klant
• Referentie (optioneel) — vaak is dit gelijk aan de klantnaam

1 – Hoe voeg ik een klant omgeving toe?

Voeg een klant toe door in het menu op ‘Klant’ te klikken.
Klik daarna op de knop + KLANT TOEVOEGEN en vul de klantgegevens in. Zodra alles is ingevuld, klik je op + TOEVOEGEN om de klant op te slaan.

2 – Gegevens invoeren

Hier vul je de gegevens van je klant in.
De referentie is de roepnaam van je opdrachtgever (bijvoorbeeld: TranspaCom Kantoor). In de praktijk zijn de Naam en Referentie vaak hetzelfde. Gebruik de afbeeldingsfunctie om het logo van de klant toe te voegen. Het veld Notities is optioneel en puur informatief — deze informatie wordt verder niet gebruikt in andere onderdelen van het systeem.

3 – Klant gebruikers

Het is niet verplicht om klantgebruikers toegang te geven tot je TranspaClean-omgeving, maar het verhoogt de transparantie en samenwerking wel aanzienlijk.

We adviseren om klantaccounts pas toe te voegen nadat de basisinrichting volledig op orde is – denk aan een goed ingevuld rooster, gekoppelde locaties en duidelijke taakverdeling.

Wil je meer weten? Bekijk dan onderstaande artikelen:

• Klik hier uitleg verschillende gebruikersrollen
• Klik hier Klant account toevoegen

Inleiding

Hier leer je hoe je een locatie kan toevoegen en een klant eraan kan koppelen. Volgende onderdelen komen aanbod

• Locatie toevoegen
• Locatie check en extra info
• Locatie niet gevonden/ op onjuiste plek

Benodigde gegevens:

• Referentie (adres + huisnr. Of bijnaam/ complexnaam/ complexnummer van de locatie)
• Plaatsnaam
• Straat
• Huisnummer

1 – Locatie toevoegen

Een locatie voeg je toe door in het linkermenu op ‘Locatie’ te klikken (zie onderstaande screenshot punt 1). Klik vervolgens bovenaan op de knop + LOCATIE TOEVOEGEN (zie punt 2). Daarna kun je de locatiegegevens invoeren.

De referentie is de roepnaam van de locatie, bijvoorbeeld: TranspaClean Kantoor.
Het veld Notities is optioneel en puur informatief — deze informatie wordt niet gebruikt in andere onderdelen van het systeem.

2 – Locatie check en extra info

Na het succesvol toevoegen van de locatie kom je automatisch in het bewerkscherm terecht. We raden aan om direct een afbeelding aan de locatie toe te voegen via Streetview (zie screenshot punt 2).

Sleep de streetview-pin naar een geschikte plek op de kaart waar het gebouw goed zichtbaar is. Zodra je de juiste positie hebt gevonden, klik je op ‘Afbeelding kiezen’ (zie screenshot punt 3). Vergeet niet je wijzigingen op te slaan — en klaar!

Let op: Zorg dat de pin-point nauwkeurig op het juiste adres staat en dat de afbeelding daadwerkelijk het gebouw toont. Zo voorkom je verwarring bij medewerkers en klanten.

Problemen met de locatie op de kaart?
Het kan voorkomen dat de pin-point niet correct geplaatst wordt. Geen zorgen, er is een eenvoudige oplossing. Bekijk hiervoor stap 3 – Onjuiste locatie.

3 – Onjuiste locatie

Het kan soms voorkomen dat de kaart niet automatisch de juiste locatie herkent, ongeacht hoe je het adres invoert. Gelukkig is daar een eenvoudige oplossing voor.

Open in je browser de website https://www.gps-coordinaten.nl en voer daar het gewenste adres in. Kopieer vervolgens de coördinaten (Lat & Long) die worden getoond. Zie onderstaande screenshot.

Let op: Voer het adres op de GPS-coördinaten-site altijd in als: Straat + huisnummer, gevolgd door de plaatsnaam. Dit zorgt voor een nauwkeuriger resultaat.

Ga daarna in TranspaClean naar de Locatiepagina en bewerk de locatie die je wilt aanpassen. Klik op ‘Meer opties’ om de velden voor Lengtegraad (Lat) en Breedtegraad (Lng) zichtbaar te maken. Plak hier de gekopieerde coördinaten in en sla de wijzigingen op. Zie onderstaande screenshot punt 1 en 2.

Inleiding

Hier vind je extra informatie over het toevoegen van een rooster en een werkprogramma. Volgende onderdelen komen aanbod:

• Waar maak ik een rooster aan?
• Rooster aanmaken
• Werkzaamheden toevoegen aan het rooster

1 – Waar maak ik een rooster aan?

Een rooster (werkprogramma) kun je pas gebruiken als het gekoppeld is aan een locatie. Daarom is het het handigst om een rooster aan te maken via het bewerk-scherm van de locatie. Klik daar op de knop ‘+ Eerste rooster aanmaken’.

Alternatief: Ga naar de pagina ‘Rooster’ en klik op ‘+ Rooster toevoegen’.

2 – Rooster aanmaken

Na het klikken op de knop + ROOSTER TOEVOEGEN kun je een nieuw rooster aanmaken. Dit rooster koppel je aan een bestaande locatie (zie screenshot, punt 2).

Via het veld Referentie geef je het rooster een herkenbare naam, bijvoorbeeld een complexnummer in combinatie met de roepnaam van het gebouw.

Let op: Wil je het rooster nog niet direct actief maken? Zet de status dan op Concept. We raden aan om de status op Gepubliceerd te laten staan, zodat het rooster direct zichtbaar is (zie punt 3).

3 – Werkzaamheden toevoegen aan het rooster

Zodra je het rooster hebt aangemaakt, kun je taken (werkzaamheden) toevoegen. Geef elke taak een duidelijke naam en beschrijving die aansluiten bij de uit te voeren werkzaamheden.

Bij screenshot punt 2 stel je de herhaling in van de taak – bijvoorbeeld: Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks. Je kunt hier ook een specifieke uitvoeringsdag selecteren wanneer de taak wordt uitgevoerd.

Ben je klaar met invullen? Klik dan op Taak toevoegen + om de taak op te slaan.

Klik hier voor een uitgebreid artikel over regulieren en periodieke werkzaamheden toevoegen aan het rooster.

Tip 1 – Werkpakketjes maken:
Voeg niet te veel losse werkzaamheden toe als aparte taken. Combineer dagelijkse of wekelijkse handelingen liever tot overzichtelijke taakpakketten, bestaande uit onderdelen of bulletpoints. Zo blijft je online rooster overzichtelijk en efficiënt. Meer hierover vind je bij stap 3 van dit artikel.

Tip 2 – Roosters kopiëren:
Werk je met veel soortgelijke roosters of terugkerende taken? Dan kun je deze eenvoudig kopiëren. Meer hierover vind je bij stap 2 ’taak kopiëren’ van dit artikel.

Inleiding

Hier vind je extra informatie over het aanmaken van een uitvoerder.

Benodigde gegevens:

• Voornaam, achternaam
• E-mail adres (Optioneel, kan ook met account-ID)
• Mobiele nummer (Optioneel)
• Voor uitvoerders raden wij u aan om een profielfoto toe te voegen, waist-up in bedrijfsjas.

1 – Hoe maak ik een uitvoerder aan?

Navigeer in het dashboard naar de pagina ‘Gebruikers’ (zie screenshot punt 1).
Klik vervolgens op de knop + GEBRUIKER TOEVOEGEN om een nieuwe gebruiker aan te maken (zie punt 2).

2 – Uitvoerder toevoegen

Klik op + GEBRUIKER TOEVOEGEN (zie screenshot punt 1).
In het volgende scherm kies je bij gebruikersrol de optie ‘Uitvoerder’ (zie punt 2).

Vul vervolgens de gegevens van de uitvoerder in en klik op de groene knop + Gebruiker toevoegen. Je komt nu in het bewerkscherm, hier kun je later een welkomst e-mail sturen of een wachtwoord aanmaken voor de uitvoerder.

Wil je deze uitvoerder meteen inplannen in een rooster? Volg dan het bijbehorende stappenplan onderaan dit artikel.

3 – Uitvoerder aanmaken zonder e-mailadres

Klik op + GEBRUIKER TOEVOEGEN (zie screenshot punt 1).
Zet vervolgens de optie ‘Gebruik Account-ID’ aan (zie punt 2). Hierdoor verdwijnt het veld voor het e-mailadres, en wordt de gebruiker aangemaakt met een unieke Account-ID.

Na het aanmaken verschijnt het Account-ID samen met een automatisch gegenereerd wachtwoord. Sla deze gegevens op en stuur ze door naar de uitvoerder zodat hij of zij kan inloggen.

In het bewerkscherm van de gebruiker kun je altijd een nieuw wachtwoord genereren via de knop ‘Maak wachtwoord’. Ook het Account-ID is daar terug te vinden.

Inleiding

In onderstaande video wordt uitgelegd hoe je een vaste uitvoerder kan inplannen op een nieuw rooster.

• Gebruiker aanmaken (0:21)
• Uitvoerder inplannen (1:19)
• Uitvoerder inplannen op al bestaande taken (2:27)
• Uitvoerder inplannen op enkele taak (3:29)
• Eind resultaat ingeplande uitvoerder (4:10)

1 – Open een aangemaakt rooster

Ga naar Rooster pagina en klik op de blauwe knop Periodiek van het rooster waar je een uitvoerder wilt inplannen.

2 – Uitvoerder inplannen in een nieuw rooster

Deze stap is bedoeld voor situaties waarin je nog geen taken hebt aangemaakt in het rooster. Heb je al wel taken toegevoegd? Ga dan naar 3 – Uitvoerder inplannen in een bestaand rooster.

Wanneer je op de knop ‘Periodiek’ hebt geklikt of net een nieuw rooster hebt aangemaakt, verschijnt de optie ‘Taak toevoegen’. Bij het toevoegen van een taak kun je direct een uitvoerder koppelen door te klikken op ‘Voorkeurs uitvoerder’ (zie screenshot punt 1).

3 – Vaste Uitvoerder inplannen in bestaand rooster

Heb je al taken aangemaakt en wil je deze snel koppelen aan een vaste uitvoerder? Dan is daar een handige manier voor.

Ga naar het rooster-overzicht en selecteer de gewenste taken door op de linker boxjes te klikken terwijl je CTRL (Windows) of COMMAND (Mac) ingedrukt houdt. Klik daarna op ‘Actie op selectie’ > ‘Stel vaste uitvoerder in voor … rijen’. Kies vervolgens de juiste uitvoerder voor de geselecteerde taken — en je bent klaar!

Er is ook een video beschikbaar die dit proces stap voor stap laat zien. Deze vind je onderaan dit onderdeel.

Tip: Bekijk na het inplannen ook het volgende stappenplan Gebruikersinstellingen voor Ploeg & Vaste uitvoerder”, zodat elke soort uitvoerder niet per ongeluk onnodige taken ziet in de app.

Inleiding

Het komt regelmatig voor dat medewerkers in teamverband werken – in TranspaClean noemen we dit een ploeg. Door een ploeg aan een rooster te koppelen, kunnen meerdere medewerkers samen werken binnen hetzelfde rooster. Elke medewerker ziet dan de taken als Vacant in het live rooster en kan zelfstandig werk aftekenen. Dit zorgt voor flexibiliteit én overzicht: zodra iemand een taak aftekent, is dat direct zichtbaar voor de rest van het team.

1 – Ploeg uitvoerders inplannen

Navigeer als eerst naar de “Rooster” pagina. Nu kom je in de overzichtspagina van alle roosters klik hier op “Kies kolommen“. en klik hier het vakje “Ploeg” aan. Dit maakt de ploeg kolom zichtbaar.

In de zichtbare ‘Ploeg’-kolom kun je met het plus-icoon (+) uitvoerders toevoegen aan de ploeg. Met het prullenbak-icoon kun je ze weer verwijderen (Zie onderstaande screenshot).

Alle medewerkers in de ploeg zien de taken als ‘Vacant’ met een blauwe aftekenknop – dit geldt voor alle taken waar géén vaste uitvoerder aan gekoppeld is.

Let op: Als er al een vaste uitvoerder op een taak is ingepland, kan de ploeg deze taak niet aftekenen, tenzij je dit anders hebt ingesteld via de gebruikersinstellingen van de uitvoerder.

Wil je snel controleren of er vaste uitvoerders zijn ingepland op het rooster? Zet dan ook de kolom ‘Vaste uitvoerder’ aan via ‘Kies kolommen’ (net als bij stap 1).

2 – Ploeg uitvoerders inplannen op meerdere geselecteerde roosters

Wil je dezelfde ploeg inplannen op meerdere roosters tegelijk? Dat kan eenvoudig vanuit het rooster overzicht.

Ga naar Rooster pagina en selecteer de gewenste taken door op de linker boxjes te klikken terwijl je CTRL (Windows) of COMMAND (Mac) ingedrukt houdt. Klik daarna op ‘Actie op selectie’ > ‘Ploeg gebruiker toevoegen’ en kies een uitvoerder.

Tip: Bekijk na het inplannen ook het stappenplan “Gebruikersinstellingen voor Ploeg & Vaste uitvoerder” om te zorgen dat medewerkers alleen de juiste taken te zien krijgen.

Inleiding

Om het werk overzichtelijk te houden en misverstanden te voorkomen, kun je instellen welke taken zichtbaar zijn voor ploegen en vaste uitvoerders. Dit zorgt ervoor dat elke medewerker alleen ziet wat voor hem of haar relevant is in de app.

TranspaClean adviseert de volgende uitvoerder gebruikersinstellingen ‘Laat taken zien’:

• Voor uitvoerders die als ploeg werken: Verberg taken die niet op deze naam staan. Zo ziet het team alle ‘vacant’ taken (Dus alle taken die geen vaste uitvoerder hebben)
• Voor vaste uitvoerders: Verberg vacant taken en taken die niet op deze naam staan. Hierdoor ziet de medewerker uitsluitend zijn of haar eigen taken.

Lees hieronder hoe je deze instellingen toepast per gebruiker.

1 – Gebruikers instellingen voor Ploeg

Ga naar de pagina ‘Gebruikers’ en bewerk de betreffende medewerker die deel uitmaakt van een ploeg.

Wijzig de instelling ‘Laat taken zien’ naar:
“Verberg de taken die niet op deze naam staan”.

Met deze instelling ziet de uitvoerder alleen de taken die als vacant staan – oftewel, alle taken zonder vaste uitvoerder. Dit voorkomt verwarring en zorgt voor een helder overzicht.

Wil je dat de uitvoerder de taken wél ziet, maar niet kan aftekenen? Houd de instelling dan:
“Verberg de aftekenknoppen die niet op deze naam staan”.
Hiermee blijven de taken zichtbaar, maar kunnen ze alleen worden afgetekend door de vaste uitvoerder die op de taak is ingepland.